نکات کلیدی در پر کردن مانیفست گمرکی که باید هر واردکننده و صادرکننده بداند

مانیفست گمرکی یک لیست جامع و دقیق از تمامی کالاهای بارگیری شده در یک وسیله حمل‌ونقل (اعم از کشتی، هواپیما، کامیون یا قطار) و جزئیات مربوط به آنهاست، نه تنها برای شرکت‌های حمل‌ونقل (کریرها) ضروری است، بلکه اشراف کامل واردکنندگان و صادرکنندگان به جزئیات و الزامات آن می‌تواند ضامن سرعت، دقت و کارایی در فرآیندهای گمرکی باشد. البته عدم آگاهی یا بی‌دقتی در این زمینه، می‌تواند به معنای تاخیرهای طولانی، جریمه‌های سنگین و حتی پیامدهای قانونی باشد.

اهمیت مانیفست گمرکی

مانیفست گمرکی اساس کار گمرک‌ها برای کنترل، نظارت و ارزیابی کالاهای ورودی و خروجی است. دلایل اصلی آن نیز در چند مورد زیر خلاصه می‌شود:

کاهش ریسک و مبارزه با قاچاق

مانیفست گمرکی به مقامات گمرکی اجازه می‌دهد تا قبل از ورود فیزیکی کالا، از محتویات دقیق بار مطلع شوند. این امر امکان شناسایی کالاهای ممنوعه، قاچاق یا مشکوک را فراهم می‌آورد و به افزایش امنیت مرزها کمک شایانی می‌کند.

محاسبه دقیق عوارض و حقوق گمرکی

اطلاعات مندرج در مانیفست گمرکی به ویژه شرح کالا و کد تعرفه گمرکی، مبنای محاسبه دقیق حقوق ورودی، عوارض و مالیات‌های متعلقه است. هرگونه مغایرت در این اطلاعات می‌تواند به ارزیابی‌های نادرست و در نتیجه، جریمه یا نیاز به اصلاحیه منجر شود.

تسریع فرآیند ترخیص

زمانی که مانیفست گمرکی کامل و بی‌نقص باشد و با سایر اسناد مطابقت داشته باشد، فرآیند بررسی و ترخیص کالا در گمرک به مراتب سریع‌تر و روان‌تر انجام می‌شود. این سرعت، برای حفظ زنجیره تامین و رضایت مشتری حیاتی است.

منبع داده برای آمارهای تجاری

اطلاعات موجود در مانیفست‌ها، به عنوان داده‌های خام و اولیه، در تدوین آمارهای تجاری ملی و بین‌المللی مورد استفاده قرار می‌گیرند که برای تحلیل‌های اقتصادی و سیاست‌گذاری‌های تجاری بسیار مهم هستند.

افزایش شفافیت و مسئولیت‌پذیری

مانیفست یک سند قانونی است که شفافیت را در فرآیند حمل‌ونقل تضمین می‌کند و مسئولیت شرکت حمل‌ونقل و طرفین تجاری را مشخص می‌سازد.

پر کردن صحیح مانیفست گمرکی

هرچند مسئولیت اصلی تهیه و ارائه مانیفست بر عهده شرکت حمل‌ونقل (کریر) است، اما واردکنندگان و صادرکنندگان نقشی حیاتی در ارائه اطلاعات صحیح و بازبینی دقیق این سند دارند. بی‌توجهی به این نقش می‌تواند منجر به مشکلات جدی و غیرقابل جبران شود. در ادامه به مهم‌ترین نکاتی که باید بدانید، اشاره می‌کنیم:

اطلاعات دقیق و کامل فرستنده و گیرنده

این بخش شامل مشخصات هویتی و تماسی طرفین معامله است. ضروری است که نام کامل و قانونی شرکت یا شخص، آدرس دقیق (شامل خیابان، شماره، شهر، کشور و کد پستی)، شماره تلفن، آدرس ایمیل و هرگونه شناسه مالیاتی یا ثبت شرکتی به دقت و بدون اشتباه املایی درج شود. عدم تطابق جزئی‌ترین حروف یا ارقام می‌تواند باعث شناسایی نادرست طرفین و توقف کالا شود. در تجارت بین‌المللی، اعتماد و صحت اطلاعات بنیان هر معامله‌ای است.

شرح جامع و صحیح کالا

شرح کالا باید کامل، بدون ابهام، واقع‌بینانه و منطبق بر محتویات بار نوشته شده باشد. درواقع هرگونه تفاوت بین آنچه در مانیفست قید شده و آنچه در واقعیت در بسته‌ها وجود دارد، می‌تواند به اتهامات قاچاق، جریمه‌های سنگین و حتی ضبط کالا منجر شود. باید بدانید گمرک حق دارد در صورت مشکوک بودن، بار را به صورت فیزیکی بازرسی کند.

همچنین شرح کالا با کد تعرفه گمرکی یا همان HS Code کالا منطبق باشد. اگرچه کد HS معمولاً توسط گمرک یا ترخیص‌کار تعیین می‌شود، اما شرح کالا باید به قدری گویا باشد که بتوان به راحتی کد صحیح آن را پیدا کرد.

وزن و حجم دقیق محموله

وزن ناخالص (شامل وزن کالا و بسته‌بندی) و وزن خالص (فقط وزن کالا) و همچنین ابعاد و حجم کلی محموله باید با دقت بسیار بالا و مطابق با مقادیر واقعی در مانیفست درج شود. این ارقام باید با آنچه در سایر اسناد حمل مانند بارنامه و لیست عدل‌بندی قید شده است، کاملاً منطبق باشند.

دقت داشته باشید که مغایرت در وزن یا حجم، یکی از رایج‌ترین دلایل بازرسی‌های گمرکی و اعمال جریمه به دلیل «اظهار خلاف واقع» است. این اعداد همچنین برای محاسبه هزینه‌های حمل‌ونقل و انبارداری گمرکی نیز به کار می‌روند.

تعداد صحیح بسته‌ها و علامت‌گذاری‌های خاص

تعداد دقیق هر نوع بسته (کارتن، پالت، صندوق، عدل، بشکه و...) باید به وضوح در مانیفست گمرکی قید شود. علاوه بر این، هرگونه علامت یا شماره شناسایی منحصربه‌فرد که بر روی هر بسته درج شده است (مانند شماره‌های ردیابی، نام شرکت، یا لوگوهای خاص) باید دقیقاً در مانیفست آورده شود. این مارک‌ها و نامبرها به گمرک کمک می‌کنند تا بسته‌های خاص را در انبارهای بزرگ به سرعت شناسایی و تطبیق دهند.

شماره بارنامه و شماره کانتینر

شماره بارنامه یک شناسه منحصربه‌فرد برای هر محموله است که توسط شرکت حمل‌ونقل صادر می‌شود. این شماره باید بدون هیچ خطایی در مانیفست درج گردد و با بارنامه اصلی مطابقت داشته باشد. در حمل‌ونقل دریایی و زمینی، شماره کانتینر نیز از اهمیت بالایی برخوردار است و باید به دقت وارد شود تا امکان ردیابی فیزیکی کالا فراهم گردد.

اطلاعات وسیله حمل‌ونقل و جزئیات سفر

این بخش شامل نام کامل کشتی/هواپیما/کامیون، شماره سفر یا پرواز، مبدأ بارگیری، مقصد تخلیه و تاریخ‌های تخمینی بارگیری و رسیدن کالا است. اطمینان از صحت این اطلاعات، به برنامه‌ریزی دقیق فرآیندهای لجستیکی بعدی کمک می‌کند.

انطباق با سایر اسناد تجاری

مهمترین نکته در تکمیل مانیفست، لزوم انطباق کامل اطلاعات آن با تمامی اسناد دیگر معامله، از جمله فاکتور، لیست عدل‌بندی، گواهی مبدأ و البته بارنامه است. گمرک در فرآیند ترخیص، تمامی این اسناد را با دقت با یکدیگر تطبیق می‌دهد. هرگونه ناهماهنگی یا تفاوت، هرچند جزئی، می‌تواند به توقف فرآیند، درخواست توضیح از سوی گمرک و در نهایت تاخیر و هزینه‌های اضافی منجر شود.

بیشتر بخوانید: اشتباهات رایج در واردات

نقش فعال شرکت‌های حمل‌ونقل و بازرگانان

با توجه به پیامدهای سنگین خطاهای مانیفست، واردکنندگان و صادرکنندگان نباید صرفاً مسئولیت تکمیل آن را به شرکت حمل‌ونقل واگذار کنند. در عوض، باید رویکردی فعالانه داشته باشند.

برای مثال پیش از بارگیری، تمامی جزئیات لازم درباره کالا، گیرنده، وزن و ابعاد را با دقت و در فرمت مورد نیاز به شرکت حمل‌ونقل ارائه دهند. حتی می‌توانند قبل از صدور نهایی مانیفست، پیش‌نویس آن را از کریر درخواست کنند و تمامی جزئیات را با فاکتور و لیست عدل‌بندی خود مقایسه کنند.

درنهایت آنکه در صورت مشاهده هرگونه خطا، ابهام یا نیاز به اصلاحیه، فوراً با شرکت حمل‌ونقل بین‌المللی مربوطه تماس گرفته شود و درخواست اصلاح داده شود. پس از تایید نهایی هم می‌توان از شرکت حمل‌ونقل خواسته شود که یک کپی از مانیفست نهایی و امضا شده را برای بایگانی و استفاده در فرآیند ترخیص برای واردکننده یا صادرکننده کالا ارسال کنند.

البته نقش شرکت‌های حمل و ترخیص در اینجا بسیار اهمیت پیدا می‌کند. اگر کارشناسان شرکت حرفه‌ای و باتجربه نباشند و با سهل‌انگاری و دانش کم خود مشکلات گمرکی فراوان برای واردکنندگان و صادرکنندگان ایجاد کنند، قطعا زیان مالی و زمانی زیادی ایجاد خواهد شد. به همین خاطر شرکت‌هایی نظیر پست بین المللی پی اس پی اکسپرس در این عرصه می‌توانند گزینه بسیار خوبی باشند. پی اس پی هم در حوزه ترخیص کالا فعال است، هم ترخیص‌کاران حرفه‌ای دارد و هم در حوزه حمل‌ونقل بین‌المللی به طور ویژه کار می‌کند.

با رعایت این نکات و درک اهمیت مانیفست گمرکی، واردکنندگان و صادرکنندگان می‌توانند ضمن افزایش سرعت و دقت در عملیات تجاری خود، از بروز بسیاری از چالش‌ها و هزینه‌های ناخواسته در مسیر پرفراز و نشیب تجارت بین‌الملل جلوگیری کنند.