21 اشتباه رایج در مذاکرات بین المللی

معمولا اشتباهات رایج در مذاکرات بین‌المللی بسیار متنوع هستند و می‌توانند به دلایل فرهنگی، زبانی، تجاری و دیگر عوامل مرتبط باشند. برای آنکه با اصلی‌ترین دلایل به نتیجه نرسیدن مذاکرات آشنا شوید و راه‌حل‌هایی برای آن نیز پیدا کنید، این مطلب را تا انتها مطالعه کنید تا نگاهی جامع به این موضوع داشته باشیم.

اصلی‌ترین اشتباهات در مذاکرات بین المللی

1. عدم درک تفاوت‌های فرهنگی

 هر فرهنگی زبان بدن و اشارات خاص خود را دارد. عدم آگاهی از این تفاوت‌ها می‌تواند به سوء تفاهمات جدی منجر شود. برای مثال، در بعضی از فرهنگ‌ها ارتباط مستقیم و صریح ترجیح داده می‌شود، در حالی که در برخی دیگر، حفظ ظاهر و اجتناب از روراست بودن اهمیت بیشتری دارد. این تفاوت‌ها می‌توانند به سوء تفاهمات در مورد قصد و نیت طرف مقابل منجر شوند. مثلا یک طرف ممکن است یک پاسخ مستقیم را به عنوان بی‌احترامی تلقی کند، در حالی که طرف مقابل ممکن است آن را نشانه‌ای از صداقت و شفافیت بداند.

2. عدم احترام به آداب و رسوم

 هر کشوری آداب و رسوم خاص خود را در مذاکره دارد. عدم رعایت این آداب می‌تواند به عنوان بی‌احترامی تلقی شود.

3. تفاوت در سبک ارتباطی

برخی فرهنگ‌ها بر ارتباط مستقیم و روراست تأکید دارند، در حالی که برخی دیگر از سبک‌های ارتباطی غیرمستقیم‌تر استفاده می‌کنند. برای مثال، در برخی فرهنگ‌ها هدیه دادن یک رسم معمول و نشانه احترام است اما نوع هدیه، نحوه ارائه آن و انگیزه پشت آن می‌تواند معانی مختلفی داشته باشد. برای مثال، در برخی فرهنگ‌ها، هدیه دادن یک ساعت مچی ممکن است به عنوان یک بدشانسی تلقی شود.

4. ترجمه نادرست

استفاده از مترجم نامناسب یا عدم استفاده از مترجم به طور کلی می‌تواند منجر به سوء تفاهمات جدی شود.

5. عدم تسلط به زبان خارجی

عدم تسلط کامل به زبان مورد استفاده در مذاکره می‌تواند باعث شود که نتوانید پیام خود را به طور کامل و دقیق منتقل کنید. برای مثال تصور کنید که اگر قصد واردات از چین را دارید و قرار است که با طرف چینی خود بر سر مفاد قرارداد تجاری خود مذاکره کنید. تسلط بر زبان چینی و ادبیات تجارت بین الملل و یا حضور یک مترجم حرفه‌ای بسیار کمک می‌کند تا همه چیز بهتر پیش برود چون بسیاری از چینی‌ها به زبان انگلیسی نیز مسلط نیستند. برای اطلاعات بیشتر راجع به واردات چین می توانید وارد این لینک شوید.

6. عدم آگاهی از رقبا

شناخت کافی از رقبا و محصولات آنها به شما کمک می‌کند تا یک پیشنهاد رقابتی ارائه دهید.

7. عدم آگاهی از قوانین و مقررات

عدم آگاهی از قوانین و مقررات محلی می‌تواند به مشکلات حقوقی منجر شود.

8. عدم شفافیت در ارتباط

شفافیت در ارتباطات، اعتماد را افزایش می‌دهد. از بیان جملات مبهم و دوپهلو خودداری کنید و به طور مستقیم و واضح منظور خود را بیان کنید.

9. عدم مستندسازی توافقات

پس از رسیدن به توافق، تمام جزئیات را به صورت کتبی ثبت کنید تا از بروز سوء تفاهمات در آینده جلوگیری شود.

10. تمرکز بیش از حد بر قیمت

قیمت تنها یکی از عوامل مهم در یک مذاکره است. عوامل دیگری مانند کیفیت، خدمات پس از فروش و شرایط پرداخت نیز باید در نظر گرفته شوند.

11. عدم آمادگی کافی

عدم آمادگی کافی برای مذاکره می‌تواند به از دست دادن فرصت‌ها و توافقات منجر شود.

12. عدم انعطاف‌پذیری

انعطاف‌پذیری در مذاکره بسیار مهم است. اگر بیش از حد بر خواسته‌های خود اصرار کنید، ممکن است به بن‌بست برسید.

13. عدم گوش دادن فعال

یکی از بزرگترین اشتباهات در مذاکره، عدم گوش دادن فعال به طرف مقابل است. به جای اینکه فقط به حرف خودتان فکر کنید، به حرف‌های طرف مقابل به دقت گوش دهید و سوالات باز بپرسید تا درک بهتری از نظر او پیدا کنید.

14. ترس از شکست

شکست بخشی طبیعی از فرآیند مذاکره است. از ترس از شکست غلبه نکنید و از هر تجربه به عنوان فرصتی برای یادگیری استفاده کنید.

15. زبان بدن نامناسب

زبان بدن شما می‌تواند پیام‌های قوی‌تری نسبت به کلمات شما منتقل کند. بنابراین، اطمینان حاصل کنید که زبان بدن شما با پیام شما همخوانی دارد. برای مثال در برخی فرهنگ‌ها، تماس چشمی مستقیم نشانه‌ای از احترام و صداقت است، در حالی که در برخی دیگر، ممکن است به عنوان تهاجم تلقی شود. همچنین، فاصله شخصی و حرکات دست نیز می‌توانند معانی مختلفی داشته باشند.

16. تماس چشمی ضعیف

تماس چشمی خوب نشان‌دهنده اعتماد به نفس و صداقت است.

17. حرکات دست بی‌مورد

حرکات دست بی‌مورد می‌تواند حواس طرف مقابل را پرت کند و به سوء تفاهمات منجر شود.

18. غفلت از احساسات

احساسات نقش مهمی در مذاکره دارند. به احساسات خود و طرف مقابل توجه کنید و سعی کنید فضای مذاکره را مثبت نگه دارید.

19. اختلافات حقوقی

اختلافات قانونی می‌توانند منجر به هزینه‌های گزاف، اتلاف وقت و انرژی، و حتی تعطیلی کسب‌وکار شوند.

20. بی توجهی قوانین

 وقتی قوانین را زیر پا می‌گذارید یا تعهدات مالی خود را نادیده می‌گیرید، اعتماد مشتریان و شرکای تجاری‌تان را از دست می‌دهید.

21. مدیریت مالی نادرست

اگر بودجه خود را به دقت برنامه‌ریزی کنید، ریسک‌های مالی را شناسایی کنید و برای مقابله با آن‌ها آماده باشید، قطعا در حین مذاکرات تعهدات اشتباهی را به طرف مقابل خود نخواهید داد.

چگونه از بروز اشتباهات رایج در مذاکره جلوگیری کنیم؟

مذاکره هنری است که با تمرین و کسب تجربه بهبود می‌یابد. با این حال، برخی اشتباهات رایج وجود دارند که می‌توانند نتیجه مذاکرات را تحت تاثیر قرار دهند. در ادامه به راهکارهایی برای جلوگیری از این اشتباهات و بهبود عملکرد در مذاکرات می‌پردازیم:

• قبل از مذاکره

شناخت طرف مقابل: اطلاعات جامعی درباره شرکت، تیم مذاکره‌کننده، فرهنگ سازمانی و سبک مذاکره طرف مقابل کسب کنید.

بررسی موضوع: به طور کامل به موضوع مورد مذاکره مسلط شوید و از تمام جوانب آن آگاه باشید.

تعیین اهداف مشخص و اولویت‌بندی: اهداف خود را به صورت روشن و قابل اندازه‌گیری تعریف کنید و اولویت‌بندی دقیقی برای آن‌ها انجام دهید.

تدوین استراتژی: سناریوهای مختلفی را برای مذاکره پیش‌بینی کنید و برای هر سناریو استراتژی مشخصی تدوین کنید.

نقاط قوت و ضعف: نقاط قوت خود و طرف مقابل را شناسایی کرده و از آن‌ها به بهترین نحو استفاده کنید.

حداقل‌ها و حداکثرها: محدوده قابل قبول خود را برای هر یک از موارد مورد مذاکره تعیین کنید.

• در حین مذاکره 

گوش دادن فعال: به صحبت‌های طرف مقابل به دقت گوش دهید و سعی کنید منظور او را به طور کامل درک کنید.

پرسش‌های مناسب: سوالات باز و روشن بپرسید تا اطلاعات بیشتری کسب کنید و اطمینان حاصل کنید که طرف مقابل شما را به درستی درک کرده است.

ارتباط مؤثر: از زبان بدن مثبت و باز استفاده کنید.

انتخاب کلمات مناسب: کلمات خود را با دقت انتخاب کنید و از اصطلاحات فنی یا مبهم خودداری نمایید.

مدیریت احساسات: حتی در شرایط دشوار، سعی کنید آرامش خود را حفظ کنید.

همدلی: با طرف مقابل همدلی کنید و سعی کنید به جایگاه و شرایط او نیز توجه نشان دهید.

انعطاف‌پذیری: آماده باشید تا در برخی موارد سازش کنید.

خلاقیت: به دنبال راه حل‌های خلاقانه باشید که به نفع هر دو طرف باشد.

• پس از مذاکره

تدوین گزارش: تمام توافقات و تعهدات را به صورت کتبی ثبت کنید.

ارزیابی عملکرد: عملکرد خود را در مذاکره ارزیابی کنید و نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی نمایید.

کلام پایانی

در دنیای پیچیده و رقابتی تجارت بین‌الملل، اشتباه کردن اجتناب‌ناپذیر است. اما آنچه مهم است، توانایی یادگیری از اشتباهات و پیشگیری از تکرار آن‌هاست.

فراموش نکنید که در عقد قرادادهای تجاری و مذاکره با تجار و مدیران خارجی حتما با قوانین کشور مقصد نیز آشنایی کافی را داشته باشید و از متخصصان و کارشناسان این حوزه کمک بگیرید. درواقع پس از انجام مذاکره، انجام تمامی تعهدات قرارداد (مثلا حمل و نقل بین المللی کالا یا تبادلات ارزی) نیز مرحله بسیار مهمی است که نباید آن را فراموش کرد.

شرکت پست بین المللی پی اس پی اکسپرس از جمله شرکت‌های معتبر و قدیمی در حوزه واردات و صادرات کالا، حمل و نقل و ترخیص کالا از گمرک است که تجار و بازرگانان می‌توانند بخش مهمی از مسئولیت‌های خود در قرارداد تجاری را به pspexpress بسپارند.