پس از ثبت هر نوع قالب شرکت، به پلمپ دفاتر قانونی احتیاج پیدا می کنید. این کار باید به صورت سالانه انجام شود. دفاتر کل و همچنین دفاتر روزنامه باید پلمپ شده تا شیوه فعالیت اشخاص حقوقی شفاف باشد. در این دفترها هزینه های روزانه، هفتگی و غیره ثبت شده و در نهایت پلمپ می شود.

پلمپ دفاتر

هدف از پلمپ دفاتر این است که هزینه ها و نیز درآمدهای سالانه هر شرکت به صورت شفاف مشخص شود. دفاتر پلمپ از طریق مراکزی که شرکت ها را ثبت می کنند، تنظیم می شود.

پلمپ دفاتر در حقیقت یکی از مواردی است که در تعیین مالیات شرکت ها هم موثر است. به این دفاتر دفاتر مالیاتی یا دفاتر تجاری هم گفته می شود.

در تنظیم دفاتر پلمپ لازم است همه دارایی های منقول و غیر منقول و همچنین دیون و مطالبات ثبت گردد.

کدام دفترها باید پلمپ شوند؟

افرادی که در زمینه تجارت فعالیت می کنند باید 4 نوع دفتر داشته باشند. این دفاتر عبارتند از: روزنامه، کل، دارایی و کپیه.

از میان این دفاتر لازم است که دفاتر روزنامه و کل را سالانه پلمپ نمایید. اگر این کار را انجام ندهید، شرکت علی الراس می شود. در این شرایط اولا جریمه های سنگینی مشمول شرکت می شود و دوما خود اداره دارایی برای تعیین مالیات اقدام می کند. اگر شرکت علی الراس شود شما نمی توانید هیچ اعتراضی به مالیات تعیین شده داشته باشید.

مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر 1404

اشخاص حقوقی برای پلمپ دفاتر و تکمیل اظهارنامه باید مدارک زیر را آماده کنند:

• مدارک شناسایی شامل شناسنامه و کارت ملی
• روزنامه تاسیس شرکت
• آخرین روزنامه تغییرات شرکت
• مدارک هویتی مربوط به مدیر عامل
• شماره تماس
• نشانی شرکت همراه با کد پستی استعلام دار
• اصل وکالتنامه (در صورتی که وکیل امور را پیش می برد.)

مدارک لازم برای افراد حقیقی

افراد حقیقی برای تکمیل اظهارنامه به مدارک زیر احتیاج دارند:

• کپی شناسنامه و کارت ملی 
• اصل اظهارنامه که از طریق سایت دریافت شده است.
• فرم اظهارنامه ( که کاملا تکمیل شده است).

مراحل درخواست پلمپ دفاتر

پس از ثبت شرکت باید درخواست خود را ثبت کنید، این کار به صورت آنلاین و طبق مراحل زیر پیش می رود.

وارد وب سایت اداره ثبت شرکت ها شوید

در این مرحله ابتدا باید وارد وب سایت مربوطه به آدرس http://irsherkat.ssaa.ir شوید. پس از آن باید به بخش پلمپ دفاتر تجاری مراجعه نماید. اطلاعاعت مختلفی از شما خواسته می شود که همه آن ها را باید تکمیل کنید. در قسمت ثبت دفاتر برای اشخاص حقوقی، نوع شخصیت حقوقی را تعیین نمایید. ورود دقیق اطلاعات در این مرحله باعث می شود در زمان تان صرفه جویی نمایید.

اطلاعات مربوط به سال مالی را وارد نمایید

در صورتی که همه اقدامات مرحله قبل را به خوبی انجام داده باشید، پیامک تاییدی برای شما ارسال می شود. اکنون باید اطلاعات مربوط به شروع و تکمیل سال های مالی را وارد نمایید. دقت کنید که این اطللاعات فوق العاده مهم هستند و باید دقیقا وارد شوند.

دقت کنید که زمان پایان سال مالی بر اساس اطلاعات ثبت شده برای فرد حقوقی و همچنین با توجه به زمان پلمپ تعیین می شود.

آدرس را وارد کنید

اکنون سامانه از شما آدرسی می خواهد که دفاتر مد نظر به آن جا ارسال شود. ثبت صحیح این آدرس هم اهمیت بالایی دارد.

دقت کنید که برخی از شهرها را نمی توانید برای این منظور انتخاب کنید و نام آن ها در گزینه های پیشنهادی سامانه هم نیامده است.

اطلاعات را بررسی کنید

اکنون باید همه اطلاعات وارد شده را کاملا بررسی کنید. در صورت عدم وجود مشکل، اطلاعات را تایید کنید و در غیر این صورت باید برای اصلاحیات لازم به واحد ثبتی مربوطه مراجعه نمایید.

در صورت تایید صحت اطلاعات، شماره پیگیری برایتان ارسال می شود.

اطلاعات اعضای هیات مدیره را وارد نمایید

اکنون نوبت به ثبت اطلاعات اعضای هیات مدیره می رسد. لازم است سمت هر فرد مشخص شده و اطلاعات هویتی اش را هم وارد کنید. علاوه بر این باید مشخص کنید که کدام اعضاء حق امضاء دارند.

اطلاعات دفاتر پلمپ را وارد کنید

سامانه از شما می خواهد مشخص کنید که دفاتر دقیقا از چه نوعی هستند. این دفاتر می تواند از نوع کل یا روزنامه و یا هر دو باشد. علاوه بر این باید جلد هر دفتر را هم ثبت نموده و تعداد برگ هایش را مشخص کنید.

امور مربوط به اظهارنامه را انجام دهید

اکنون باید اظهارنامه را وارد نمایید. پس از این که شماره پیگیری دریافت نمودید، باید دکمه پذیرش نهایی را بزنید.

وجه لازم را پرداخت کنید

خب این مرحله آخر است. اگر مدارک و اطلاعات تان توسط کارشناسان تایید شود این موضوع به شما اطلاع داده می شود. پس از آن باید مبلغ لازم برای پلمپ دفاتر را به صورت اینترنتی و از طریق سامانه پرداخت نمایید. این مرحله نیاز به توضیح بیشتری دارد که در ادامه ارائه می شود.

ارسال مدارک تا پرداخت هزینه نهایی

لازم است پس از تکمیل ثبت نام مدارک لازم را آماده نموده و از طریق اداره پست به اداره ثبت شرکت ها ارسال نمایید. این مدارک توسط سامانه مشخص شده است. وقتی کارشناسان مدارک ارسالی را تایید کنند، دفاتر به آدرس انتخابی خودتان ارسال می شود.

اگر مراحل ثبت اظهارنامه در مدت 3 روز کاملا انجام نشود، همه موارد انجام شده لغو شده و مجددا باید انجام شود.

1. پس از این که اظهارنامه را در سایت تکمیل کردید، آن را دانلود کرده و امضاء نمایید. همچنین باید رسید پذیرش را از سایت دریافت کرده و امضاء بزنید.
2. پس از آن لازم است مدارک شناسایی را همراه با اظهارنامه و رسید به اداره ثبت شرکت ها ارسال نمایید. 
3. وارد وب سایت شده و اطلاعات پستی مانند زمان تحویل و بارکد را تکمیل نمایید. 
4. پس از این که پیامک تایید را دریافت کردید باید برای پرداخت هزینه از طریق سایت اقدام نمایید.

سخن پایانی

پلمپ دفاتر از جمله مهم ترین الزامات قانونی شرکت ها محسوب می شود. برای انجام این کار کافی است مدارک لازم را آماده کرده و سپس همه مراحل را از طریق سامانه اداره ثبت شرکت ها دنبال نمایید.